Удаленная работа: навигатор хорошего тона | Миссис Хатсон

Удаленная работа: навигатор хорошего тона

Чтобы работая удаленно не испытывать чувства изолированности от команды, избежать неловкого молчания в чатах или неуместных шуток во время конференцсвязи, вам необходимо усвоить навыки делового виртуального общения.

Золотое правило как реальной, так и виртуальной деловой коммуникации звучит одинаково: “относись к людям так, как они хотели бы, чтобы к ним относились”. Пользуясь несколькими простыми советами, вы расположите к себе даже тех коллег, с которыми вы никогда не встречались офлайн.

1. Уважайте временные зоны своих коллег и их рабочие часы. Если вы общаетесь с коллегами в пределах одной страны, вопрос разницы во времени не актуален. Однако, работая на международную компанию, забывать об этом не стоит. Не назначайте скайп-конференции или онлайн-встречи на утренние часы, только потому, что вы встали и сразу готовы к работе. Подумайте, сколько времени в это врем в другой стране.

Постарайтесь не давать срочные поручения команде в офисе в конце трудового дня. Демонстрируйте уважение к рабочему и личному времени коллег.

2. Правильно выбирайте средство коммуникации. Помимо электронной почты, средствами деловой коммуникации являются телефонные сообщения, корпоративные чаты, различные программы и приложения для смартфонов. Выбирая способ передачи информации, следует исходить из того, в какое время суток вы данную информацию направляете и когда ваш оппонент должен ее увидеть. Удаленная работа предполагает гибкий график для вас, но не для членов команды, которые находятся в офисе. Отправляя сообщения в корпоративный чат утром до начала трудового дня, вы привлечете внимание сотрудника, который первым пришел на работу. Однако, это может оказаться не тот коллега, которому информация предназначалась. В данном случае более уместно было бы послать сообщение по электронной почте, но уж точно не телефонный звонок. За исключением случаев, когда информация срочная. Но, даже выбрав электронную почту, планируйте время отправки сообщений, чтобы они появлялись, когда сотрудник находится перед компьютером и непосредственно их видит. Так вы застрахуете себя от того, что ваш е-мейл затеряется среди десятков других. В Outlook эта функция является частью программы. Для других — существуют специальные приложения, как, например, Boomerang для Gmail.

3. Информируйте коллег о своем расписании. Используйте корпоративный чат, чтобы дать знать — когда вы на рабочем месте, когда на встрече, а когда доступны для выполнения срочных заданий. Если данные сообщения заготовить заранее и копировать их в чат, это вообще не займет времени. Такая привычка позволит избежать многих неудобных ситуаций, когда коллеги думают, что вы доступны и ожидают немедленных действий, а вы ушли на совещание или у вас обед. Верхом делового политеса было бы отказаться от всяческих догадок и напрямую спросить своих коллег из офиса, когда им удобнее получать ваши сообщения или отвечать на звонки, а так же можно ли им отсылать информацию во время обеда и в вечерние часы. Вы удивитесь, насколько более гибкими становятся люди, когда чувствуют, что их время ценят.

4. Настройте свои уведомления. Очень неприятно получать уведомления вне рабочего времени. Еще неприятнее находится рядом с человеком на светском мероприятии, телефон которого постоянно вибрирует, жужжит или поет. Используйте возможность настроить свое мобильное устройство так, чтобы хотя бы в определенные часы вам приходили только сообщения с высоким уровнем важности или только от определенных людей. Например, в Gmail для этого предусмотрена удобная функция Priority Inbox, которая отслеживает, сообщение от каких пользователей вы читаете чаще всего, а каких удаляете, и высылает вам уведомления соответственно. Старайтесь и сами разумно расставлять приоритеты важности в своей электронной переписке с коллегами. Имеет смысл отключать уведомления некоторых мобильных приложений после окончания рабочего дня.

5. Пользуйтесь корпоративным чатом профессионально. Даже если ваши коллеги являются вашими друзьями, не стоит в корпоративных чатах отправлять сообщения частного характера и картинки, не относящиеся к работе. Использование смайликов также неуместно. В офисных чатах старайтесь больше читать, чем писать. Отвечая на чью-либо реплику, убедитесь, что вы прочитали всю информацию, относящуюся к предмету, о котором идет речь, а также отзывы других членов команды — и все верно поняли. Выражайтесь ясно и лаконично. Не надейтесь, что ваши коллеги будут читать между строк. Юмор лучше приберечь для личного общения. Если ваше сообщение по теме проекта относится не ко всей команде, а к конкретному человеку, убедитесь, что он в чате. Прежде чем поставить @Иванов, подумайте: а) нужен ли он вам прямо сейчас; б) не лучше ли послать е-мейл. Корректно и вежливо будет спросить Иванова перед отправкой информации, удобно ли ему сейчас обсуждать этот вопрос.

Вывод: в удаленной работе есть много преимуществ, но свободное и непринужденное общение с коллегами в рабочей электронной переписке к ним не относится. Здесь вам придется приложить гораздо больше усилий, чем членам команды в офисе. Многое будет зависеть от вашего умения кратко и понятно выражать свою мысль, уважать личные границы других и устанавливать свои собственные.

Екатерина Царанок, колумнист delo.by

Ваш отзыв